Vitrina Venezuela: Procesos, la visión que sí paga

Mucho se ha escrito y hablado, y poco se ha hecho en la práctica, sobre la transformación de las empresas para llevarlas desde su organización funcional tradicional (finanzas, ventas, compras, producción), hacia una organización orientada a procesos que realmente permita mejorar los niveles de servicio, bajar los costos y, beneficiar a los clientes con precios más bajos. La visión de una empresa es aquello que aparece cuando alguien (cualquiera) adentro cierra los ojos y mira al futuro.

Hay muchas visiones, dependiendo del ángulo (empresario, gerente, empleado, cliente), pero todas tienen algo en común y ese algo es lo que hay que identificar para organizar a esa empresa.

El gran reto es preparar a esa empresa para hacer realidad la visión. Ha llegado el momento de tomar la decisión que se ha venido retrasando por una cosa o por otra: hay que transformar a la organización de la empresa en una orientada a  procesos; hay que concentrarse en los productos o servicios que se entregan al mercado y poner toda la empresa en función de esto;  y toda aquella actividad que no esté directamente involucrada en lograr  que el mercado esté bien servido, o bien es de apoyo y hay que redimensionarla, o bien hay que eliminarla.

Una ventaja del enfoque de procesos es la facilidad que presenta para identificar aquello que no adiciona valor; otra es la posibilidad de concentrar esfuerzos en aquellas cosas que realmente importan.

Un proceso tiene varias características:

• Sigue un ciclo vital
• Requiere de insumos específicos
• Genera un producto
• Tiene un responsable identificable
• Se entrega a un cliente
• Transforma uno o varios datos
• Tiende a ser homogéneo en tecnología
• Clarifica las oportunidades de outsourcing
• Es medible
• Minimiza la necesidad de redistribuir gastos y costos

Y así, una lista, adaptada a cada caso, dará como resultado un reconocimiento de las oportunidades de transformación.

La transformación de la organización es extensiva a aquellos servicios que tradicionalmente son funcionales, como la informática, los recursos humanos, la consultoría jurídica, la administración y las finanzas. Por ejemplo, la verdadera necesidad del servicio de tecnología de información en una empresa no necesariamente pasa por tener una unidad central.

Lo que sí es necesario, es tener criterios centrales. La organización por procesos facilita la operacionalización de las estrategias y permite una clara alineación con la visión y el modelo del negocio.  Invito a que se trate de explicar en forma fluida el ciclo de negocio de una empresa a través de un organigrama tradicional.

Mientras en una organización orientada a procesos el organigrama tiende a parecerse al modelo de procesos, en una primera aproximación se podría pensar que el conjunto de las ineficiencias está asociado a la interrelación entre las distintas piezas que componen los procesos en una empresa; que son como la goma de pegar que mantiene unidos a los procesos.

Cuantas más piezas tenga el modelo, más ineficiencias habrá. Una solución sería tener modelos de procesos con menos componentes.

Considerando que los modelos de procesos son jerárquicos (proceso, subproceso, actividad y tarea), el análisis debería hacerse a todos los niveles, para usar la menor cantidad de “pega” posible. Como un ejemplo, cualquier tipo de tarea que requiera que alguien tome los pedidos por teléfono, distribuya esos pedidos entre personas para verificar datos y procurar recursos, y finalmente se comience con la preparación para despachar, lleva involucrada coordinación, comunicaciones y administración, las cuales no agregan valor en sí mismas.

Según el criterio planteado, todas esas actividades podrían fusionarse para que una misma persona las haga, logrando no solo mejoras en costo, sino principalmente en servicio al cliente; pues al ocuparse una misma persona del ciclo completo, la responsabilidad no se diluye, sino que se concentra. No hay nada más seguro para la calidad de un producto o servicio, que contar con gente altamente motivada.

Todo consiste en identificar las oportunidades de mejora en la manera de hacer las cosas. Si hay alguna manera de hacer la realidad una visión esa es la organización orientada por procesos. Es la manera de que la visión pague. ¿A quién? A sus dueños, a sus empleados, a sus clientes y proveedores; y en general, a la comunidad para la que vive una empresa.

Noticias destacadas

• Petro se reunirá con la oposición venezolana antes de cumbre internacional de Bogotá. «El presidente Petro (…) ha invitado a nuestra delegación de negociación de la Plataforma Unitaria a una reunión previa de trabajo».
• Canciller colombiano Leyva señaló que antes de levantar sanciones en Venezuela, se deben tener elecciones libres y con garantías. “Lo que tiene que haber son garantías para unas elecciones limpias, libres en igualdad de circunstancias. El tema de Venezuela ya no es solo de los venezolanos, es de todo el continente”.
• “El embajador Armando Benedetti dijo que en la conferencia internacional que tendrá lugar en Bogotá el 25 de abril no se abordará el tema de la democracia en Venezuela, sino que solo estará centrada en el levantamiento de las sanciones de Estados Unidos y posiblemente la solicitud de excarcelación del empresario colombiano Alex Saab, indica El Nacional”.
• Diosdado Cabello: “Ir a un proceso electoral sin sanciones, eso es lo que debe salir de esa reunión (en Colombia). Lo demás es puro gamelote”.
• Remuneración del sector privado en Venezuela subió 4,88% y alcanzó 141,80 dólares.
• Estados Unidos renueva la licencia para proteger a Citgo de los acreedores hasta julio de 2023 (y en julio, ¿qué?).
• India superó a China como el país más poblado del mundo: el informe de la ONU (Y la va a superar en muchas más cosas… la ilusión de que China será la nueva súper potencia terminará de diluirse muy pronto… el tamaño obra en los dos sentidos).
• Guerra en Ucrania: Kiev recibe los sistemas Patriot a tiempo para lanzar su contraofensiva.

Lo que no fue noticia (y debería serlo)

• Que es natural la desconfianza que despierta la cumbre de Bogotá, por el historial de Petro y porque los presidentes de izquierda se protegen y cuidan entre ellos. Pero bueno… hay que darle un voto de confianza y esperar que lo que resulte sea bueno para Venezuela, como un todo
• O que todo dependerá del énfasis que se ponga en la reunión; si es lo que dice el canciller de Colombia de elecciones libres. O es lo que dice el embajador Benedetti de levantamiento de sanciones. De todos modos, al no estar Venezuela presente, todo el peso caerá sobre Estados Unidos (insisto en que no queda claro qué es lo que hace Colombia involucrándose en este tema… lo que se ve, casi seguro que no es… ¿será el tema Monómeros lo que está detrás?).
• Ni que la cumbre pondrá nuevamente sobre la mesa al grupo negociador de la oposición. La pregunta es si los respetarán como tales, o los forzarán a que se les incorporen la mesita, los alacranes y los escorpiones
• Tampoco que debemos esperar que en los próximos días se hagan anuncios sobre el salario de los trabajadores, que está congelado desde hace más de un año. Aun no está claro en qué consistirá el anuncio, porque los rumores y trascendidos van desde una dolarización en U$ 400, hasta aumentos escalonados en bolívares. En dólares, no creo; en bolívares algo aumentarán, pero lo cierto es que las condiciones les seguirán siendo adversas a los trabajadores. Tal vez debería dejarse una negociación libre para los privados, y concentrarse solo en el sector público… y que cada empresario llegue al mejor acuerdo posible.

[email protected]

Instagram: @benjamintripier

Twitter: @btripier