Control interno o externo, previo o posterior; son cuatro dimensiones que si se manejan adecuadamente darán como resultado que el objetivo que se persigue se cumpla: proteger el patrimonio de la institución y asegurarse que se utilice para los fines para los cuales fue creada.
Cabe mencionar que cuando se habla de interno o externo, se refiere al proceso de negocio. Por ejemplo, en el proceso de pago a proveedores, cualquier intervención fuera de la tesorería se consideraría control externo; mientras que una revisión de número de transferencia contra los pagos del banco, y la asociación del pago con un pasivo reconocido por parte del supervisor de pagos, se consideraría control interno.
En el caso de previo o posterior, son dos extremos de una escala que tiene como punto intermedio el control en el proceso (la palabra concomitante se relaciona mucho con administración pública).
Si en el ejemplo anterior antes de hacer un pago, alguien externo a la tesorería debe revisarlo, se trata de control previo externo; mientras que, si la aprobación está dentro del flujo normal del proceso de pago, se dice que es control en el proceso. La revisión de esa operación de pago efectuada al final del proceso, esto es, luego de haber efectuado el pago, si la revisa la misma tesorería, se trata de control interno de gestión, mientras que, si la realiza un ente externo, se tratará de una auditoría; o lo que es lo mismo, se tratará de un control externo posterior.
El tema de interno o externo, se refiere al proceso de negocio en un caso, y a la empresa como un todo en otro caso. Con este ejemplo, se pretende explicar la mecánica y el alcance de las cuatro dimensiones del control. Ahora, es interesante ponerlo desde una perspectiva diferente. Cuando un accionista aporta el dinero para llevar a cabo una actividad, deposita en un ejecutivo (gerente, presidente o similar) la responsabilidad de obtener el máximo rendimiento sobre la inversión, cumpliendo con los objetivos societarios.
Y por supuesto, este ejecutivo esperará que el accionista se satisfaga de que así esté ocurriendo, mediante revisiones externas, las cuales se darán en forma estatutaria a través de los comisarios, y en forma de decisiones de junta directiva a través de los auditores externos. Este es el caso del control externo posterior (a la empresa), el cual está orientado a revisar datos y situaciones históricas, con el propósito de verificar cómo se hizo; y recomendar acciones concretas para que lo que se hizo mal no se repita.
Por otra parte, debe verificar la representatividad de las cifras financieras, y hacer un control de legalidad. Este tipo de control debe ser considerado complementario, pues no tiene ni el peso, ni la profundidad, ni la oportunidad, como para ser el soporte principal de las actividades de una empresa.
En general se hace para efectos de accionistas, de bancos y de entes regulatorios, y tiene para la gerencia el valor de la visión externa e independiente. El verdadero control es el control interno, el cual es responsabilidad de los entes internos que apoyan al ejecutivo responsable por las operaciones; pues tiene que asegurarse de crear un ambiente adecuado, y que funcione; esto es, que sea capaz de detectar y evitar problemas, en el curso normal de las operaciones. Lo cual significa que el control trabaja sin intervenciones externas a los procesos de negocio.
Para poner en perspectiva los diferentes elementos involucrados en el control de una empresa, se puede decir que los auditores externos y los comisarios son contratados por y reportan al nivel accionario de la empresa.
En el caso de la administración pública el accionista está representado por la Asamblea Nacional y el auditor externo es la Contraloría General de la República. Mientras que los auditores internos son contratados por y reportan al nivel ejecutivo de la empresa. Para la administración pública se trata de los contralores internos que reportan a la máxima autoridad de cada ente central o descentralizado, en este caso la SUNAI.
Y en este último caso, debería introducirse una entidad de control adicional constituida por la comunidad como un todo a través de mecanismos que garanticen transparencia a la gestión ejecutiva. El tema del control de gestión merece una consideración especial pues es el corazón de un sistema de negocios.
Supongamos que, al momento de hacer una revisión posterior sobre un proceso de contratación, el ente de control externo al proceso (léase auditores internos en una empresa privada o contralorías internas en el ámbito público) revisará que se haya hecho un buen llamado a licitación o concurso, que la adjudicación y el contrato se hayan hecho en forma impecable, y que los pagos se hayan efectuado luego de una cuidadosa revisión de que los productos entregados sean los previstos en el contrato.
Si la revisión se limitara solo a esto, aún quedaría pendiente la pregunta de si realmente era necesario comprar o contratar el producto o servicio. Esto es, si las decisiones de negocio fueron bien tomadas.
El alcance de los entes de control externo a los procesos de negocio, sin duda debe incorporar el control de la calidad de la gestión gerencial, casi siempre evidenciada en el proceso de toma de decisiones.
En ese sentido es interesante seguir de cerca la evolución de los acontecimientos en la reciente decisión de la Corte Suprema de Justicia en el caso de la Contraloría General de la República y el Banco Central de Venezuela, pues dará luz sobre una discusión que tiene impacto no solo sobre la administración pública y las contralorías internas, sino también el sobre el alcance de las auditorías internas en la empresa privada. Todo lo tratado, está orientado a promover una discusión positiva y ayudar a la reflexión sobre un tema que cada vez más está al alcance de la opinión pública, en el caso de gobierno, y que siempre ha sido preocupación de los empresarios e inversionistas, en el caso privado. El concepto de control está en un proceso permanente de evolución, y los roles tradicionales están sufriendo cambios profundos, tanto en su calidad, como en su profundidad.
Es natural que en una transición se presenten redundancias y superposiciones; se puede vivir con ellas. Lo que es realmente inaceptable a estas alturas del pensamiento gerencial, es permitir que haya lagunas estructurales.
Evitarlas es el gran desafío que se nos presenta, y para ello contamos con la invalorable ayuda de la tecnología de información y del cambio positivo en la actitud de la gente. Y la gente somos nosotros.
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…Ni que el neochavismo se ha ido apropiando de espacios que típicamente pertenecían a la derecha.
…Tampoco que ya estamos llegando al máximo de mejora posible con las reglas de juego actuales. Estamos con el juego trancado en lo político y en lo social… y si no hacen algo pronto, y pasan al siguiente nivel de economía de mercado, también volveremos a estarlo en lo económico.
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