¿Quién no ha tenido el sentimiento de perder el tiempo en reuniones improductivas? Cada vez son más las personas que tratan de librarse de las interminables reuniones de equipo, esos encuentros donde -si no son bien conducidos- se habla en exceso, pocas veces se dice algo relevante y mucho menos se logran resultados valiosos para la empresa y los grupos de trabajo.
Al final, la sensación que dejan esas reuniones -tildadas en ocasiones de “inútiles”- es de cansancio, frustración y desanimado. No obstante, pese a esos sentimientos, estos encuentros no pueden desaparecer, solo hay que garantizar que sean realmente eficaces.
De hecho, las reuniones eficaces son muy fáciles de identificar. Cuando terminan, los asistentes sienten que no han perdido el tiempo. Resultan productivas y se resuelven cuestiones relevantes o, al menos, se avanza en temas específicos que afectan a los trabajadores en particular y a la compañía en general.
De allí que existan una serie de consejos para garantizar que las reuniones cumplan su objetivo de ser productivas y no una pérdida de tiempo, esfuerzo y recursos.
Las recomendaciones más populares son definir el foco de la reunión, los temas a tratar y quién la guiará, convocar únicamente a las personas necesarias, calcular la duración de la reunión y respetar el tiempo establecido, y definir un tiempo para las preguntas y respuestas.
También hay que tener en cuenta que la parte más resaltante de la reunión es el cierre. Es el momento de definir acciones, los responsables de cada una de ellas y los plazos de ejecución; y todo ello debe quedar claramente por escrito.
Una vez en la reunión se pueden producir en su seno un sinfín de situaciones. Por ejemplo, participantes que monopolizan la conversación, que simplemente parece que no pueden dejar de hablar, y otros que guardan un hermético silencio y no aportan nada.
Lo anterior puede generar frustración general. Los miembros de un equipo se frustran porque quieren compartir sus propias ideas y el gerente o líder del grupo también se frustra porque quiere escuchar otros puntos de vista. Las ideas se pierden porque las partes interesadas pierden la paciencia cuando otros quieren dominar la conversación y comienzan a desconectarse.
Así que, si bien es importante que compartan sus puntos de vista, es fundamental saber cuándo y cómo y, por eso, para los participantes también hay una serie de consejos para que puedan transmitir su mensaje de manera más efectiva durante las reuniones.
En el artículo “Stop Rambling in Meetings and Start Getting Your Message Across”, publicado en Harvard Business Review, su autora Anne Sugar ofrece algunas recomendaciones. El punto de partida es que las personas se tomen un tiempo para reflexionar después de las reuniones, teniendo en cuenta que el propósito es dejar de divagar o monopolizar y comenzar a transmitir el mensaje.
Para lograr hablar menos y escuchar más, Sugar sugiere mirar hacia atrás y considerar quién o quiénes contribuyeron más en las reuniones, calcular cuánto tiempo de la reunión estuvieron hablando, considerar otros canales de comunicación para compartir las ideas y hacer una pausa y practicar la compresión de los pensamientos.
Todas estas recomendaciones tienen su valor, pero queda en manos de cada líder, gerente, empleado y empresa aplicarlas o no si quieren sacarles el máximo provecho a las reuniones.
La intención es que todos compartan ideas o aporten información de importancia para la compañía y, sobre todo, que estos encuentros dejen de ser “inútiles” y se conviertan en productivos.
@DavidSomozaM