Dado que la vida continúa a pesar de la política y de la crisis, escribo, en esta oportunidad sobre el tema de presentaciones difíciles.
Usted está dando una charla o bien presentando los resultados de un trabajo o de una investigación y todo parece ir bien hasta el momento en que alguien interrumpe para hacerle una pregunta. Ese es precisamente el momento en que su presentación puede dejar de ser un éxito para convertirse en un fracaso.
El caso es que, en su audiencia, bien puede haber un conjunto de personajes calificados como “problemáticos” y usted tiene que saber reconocerlos para poder gerenciar la situación con éxito. Una investigación no exhaustiva en Internet arroja que existe una taxonomía de siete problemáticos que caen en dos grandes áreas: los que intervienen para alimentar su ego (el socavador, el narcisista, el panelista no invitado y el crítico) y los desubicados (el jardinero izquierdo, el bombardero y el payaso).
Como regla general, usted no debería aceptar preguntas sino al finalizar la presentación. Ahora bien, sea que las preguntas se hacen en el transcurso de la presentación o al final, debe aprender a reconocer a los personajes.
El narcisista.. Para este personaje, la pregunta no es tan importante como él mismo: busca alimentar su ego presumiendo frente a la audiencia. Se trata de un caso «yo, yo, yo». Su intervención comienza invariablemente asi: “Hola a todos. Soy Rafael Ramírez, actualmente en Petroactivos Digitales ACME aunque antes estuve en las Naciones Unidas. Encantado de estar aquí, vengo de Italia y, a propósito, gran presentación, realmente la disfruté. Yo no uso Powerpoint y dado que soy un “Mac User”, prefiero Keynote. Sin embargo usted logró mantenerme absorto durante los últimos 5 minutos. De todos modos, tengo una pregunta…”.
El socavador.. Este personaje es muy astuto y alimenta su ego derribando a otros, particularmente al presentador. Al intervenir invariablemente comienza diciendo «Este es un tema complejo» o una frase similar, afirmación con la que prepara el terreno para criticar la «ligereza» o el enfoque “inapropiado” con el que cree que usted expone el tema.
El crítico.. El ego de este personaje se alimenta de los errores de los demás, por pequeños e intrascendentes que estos sean: «En el gráfico de la tercera lámina, el color verde con que representó la serie de tiempo de la variable XYZ, confunde un poco. Hubiera sido mejor colocar dicha serie en azul y utilizar el eje secundario».
El panelista no invitado.. Este es el «experto» que está presente en la charla pero que no fue invitado a exponer. Puede ser un narcisista disfrazado. La presentación le representa una gran oportunidad –y un grave riesgo para usted– al igual que en el caso del socavador, pues puede dejar su credibilidad desbaratada.
A los anteriores cuatro personajes no se les debe permitir “desplegar”. Bajo ninguna circunstancia se les debe dar pista para que cojan vuelo. Se les mira a los ojos y siempre con un sonrisa, cortesía y firmeza, se les interrumpe, se les halaga o se admite el punto, por ejemplo, en el caso del narcisista, “Su historia luce fascinante pero tenemos poco tiempo, por favor, haga su pregunta en forma breve-precisa-concisa”. En el caso del socavador y del crítico, “Concuerdo con usted que el tema es complejo” o “Ciertamente que el color azul es mejor” y rápidamente se les reenfoca e invita a expresarse de manera breve-precisa-concisa. En el caso del panelista no invitado, “Su punto es realmente interesante, ¿le importaría quedarse después de la presentación y conversamos sobre el tema?”. Cuando terminan de exponer y hacen pausa para respirar, se les retira rápidamente la mirada y se invita a la audiencia a intervenir: “¿Alguien tiene alguna otra pregunta?”.
Veamos ahora a los desubicados.
El jardinero izquierdo.. Este personaje trae un nuevo tema a colación que no tiene nada que ver con el de la presentación. Puede ser un narcisista disfrazado.
El bombardero..En tiempos de la Segunda Guerra Mundial, por ejemplo, los bombarderos dejaban caer cientos de bombas sobre ciudades con el objetivo de minimizar el error de alcanzar el objetivo. Este personaje sigue la misma estrategia. Sus preguntas (o comentarios) son del tipo: «En realidad tengo tres preguntas y la primera se divide en dos partes…».
El payaso.. Son habladores por naturaleza y les gusta ofrecer comentarios y preguntas solo para entretener, en lugar de apoyar (o criticar) al expositor o la presentación.
Nuevamente, con una sonrisa, cortesía y firmeza, se les interrumpe el despliegue y se les reenfoca en el tema. Al jardinero izquierdo, al igual que al panelista no invitado, se le invita a conversar pero una vez terminada la presentación. Al bombardero se le invita a hacer una sola y simple pregunta en aras del tiempo, lo cual casi siempre lo deja espichado y desmotivado. Al payaso se le da un poquito de hilo: nos reímos con su broma y permitimos que la audiencia la disfrute y retomamos el punto enseguida. Si es necesario, lo encaminamos con delicadeza y seriedad hacia el propósito de la presentación y rápidamente se invita a la audiencia a intervenir “¿Alguien tiene alguna otra pregunta?”.
Las preguntas y las personas problemáticas que las hacen son una realidad en las presentaciones y hay que aprender a lidiar con ellas sin perder ni el control ni el “glamour” ni oponer resistencia, abordándolas rápidamente y neutralizando su despliegue, al mismo tiempo que se va educando al resto de la audiencia. Recuerden este dicho: lo que sucede es lo que permitimos.
c.e.tinoco.g@gmail.com