Las reuniones ya no son sólo una herramienta de colaboración, según varios expertos, se han convertido en un peligro para la productividad. Aunque las reuniones pueden tener un propósito vital, demasiadas empresas han caído en la trampa de las reuniones excesivas que agotan la energía y acaban con la productividad.
Una encuesta de Atlassian titulada «Workplace Woes: Edición Reuniones», realizada a 5.000 trabajadores, reveló que 78% de los empleados se sienten abrumados por el exceso de reuniones, llegando incluso a no poder realizar su trabajo de manera efectiva. Más de la mitad afirmaron que hacían horas extras sólo para compensar.
Si bien el trabajo a distancia se ha popularizado y, con él, las reuniones virtuales por plataformas como Google Meet, Zoom o Microsoft Teams, los equipos que trabajan de manera presencial también pueden sufrir fatiga por las reuniones.
El impacto de tener demasiadas reuniones
Según Cisco, 76% de los teletrabajadores dicen preferir trabajar desde casa. Por eso, es importante asegurarse de que las reuniones que se hagan de manera virtual sean significativas y productivas.
«El mayor error que pueden cometer los directivos al establecer una cultura de reuniones es no crear un calendario de reuniones. Sin un calendario claro, los empleados tienen que pasar con frecuencia de las reuniones al trabajo real, lo que puede causar estragos en la eficiencia», explica Raquel Gomes, Founder & CEO de Stafi.
La afirmación de Gomes coincide con la de Laura Hernández, Project Manager en Source Meridian: «A todos nos encanta la llamada, pero lo mejor es conocer el tiempo del equipo y agendar un espacio libre en el día, de tal manera que coincida con la agenda de todos».
Para las empresas, el el costo monetario es aún más alarmante. Las reuniones mal estructuradas y excesivas cuestan hasta 25.000 dólares anuales por empleado. Dado que sólo 17% se consideran productivas, está claro que la mayoría restan horas valiosas a los esfuerzos del equipo.
Este fenómeno se da en parte porque algunos directivos sienten la necesidad de estar constantemente informando, creando inadvertidamente una atmósfera en la que los empleados pasen más tiempo informando sobre su trabajo que haciéndolo realmente.
En este punto, según Hernández, lo mejor es crear un protocolo de requerimientos, que a su vez sirve para tener un orden y generar prioridad lo que se debe o no agendar.
«El establecimiento de un proceso estructurado de requerimientos asegura que la información necesaria fluyera de manera clara y efectiva para cumplir con los objetivos de una reunión», explica.
Según Cisco, 76% de los teletrabajadores dicen preferir trabajar desde casa. Por eso, es importante asegurarse de que las reuniones que se hagan de manera virtual sean significativas y productivas. Foto: Pixabay
Por otro lado, hay un coste humano que va más allá de la productividad y la eficiencia. Los empleados que pasan demasiado tiempo en reuniones podrían empezar a sentirse «sobrecargados» y frustrados. Los trabajadores que se sienten agotados en los días de muchas reuniones no sólo están cansados, sino también menos motivados. La tensión mental de las constantes interrupciones y la falta de tiempo para completar las tareas pueden hacer que los empleados se sientan infravalorados.
En trabajos que tienen que ver con desarrollo de software, donde escribir código requiere de tiempo y evaluación, es determinante contar con el tiempo suficiente para realizar con éxito una actividad.
Hugo Rodríguez, Software Architect Team Lead, señala los beneficios de eliminar las reuniones innecesarias y de limitar las sesiones con los clientes a aquellas en las que realmente se tenga algo tangible que mostrar. «Dejamos de tener daylist con los clientes», señala. Ahora, los catchup semanales permiten priorizar y organizar actividades de forma eficiente, eliminando las micro reuniones y creando más tiempo para el trabajo técnico.
Por eso, la conclusión es que las empresas deben tener en cuenta cómo las distracciones, como las reuniones innecesarias, obstaculizan el progreso. Las reuniones deben ser un espacio de colaboración, no una obligación que consume tiempo e interrumpe el flujo de trabajo productivo.
Como ejemplo de una empresa que tomó medidas para evitar las sobrecarga es Shopify, que revisó su cultura eliminando las recurrentes e implementando «los miércoles sin reuniones». La empresa ha experimentado un aumento significativo de la productividad al permitir a los equipos centrarse en un trabajo significativo.
Por Stiven Cartagena, productor multimedia, comunicador social y periodista con énfasis en la cobertura de temas tecnológicos.