Vitrina Venezuela: Reflexiones sobre organización

La mejor organización es la que funciona; por eso solo hay una mejor manera, en la que una empresa o institución puede organizarse, dado un conjunto de atributos y referencias.

Hablar de organización es hablar de gente. No una persona o personas aisladas, sino grupos de personas. Experiencia, conocimiento y esfuerzo de grupos de personas.

Cuando la gente combina sus talentos y esfuerzos y los orienta a un objetivo común, forma organizaciones.

No hay una fórmula simple para diseñar una organización; no obstante, hay algunos elementos que si bien son simples en esencia, no lo son a la hora de llevarlos a la práctica: los conceptos básicos fundamentales de cada tipo de negocio y sus características de diferenciación; y complementarlos con temas tales como minimizar el desperdicio y el gasto, mejorar la calidad, y dar el mejor servicio a los clientes.

Organización consiste en procesos y no en bienes o servicios; son prácticas y procedimientos; lealtad y orgullo de pertenecer. Por eso es que varían tanto de una empresa o institución a la otra, en cuanto a sus atributos estructurales y tienen logros que van más allá de lo que se puede conseguir individualmente.

Un número cualquiera de personas enfrentadas al reto de llevar a cabo una tarea compleja deberá considerar dos aspectos: cómo dividir el trabajo y cómo coordinar sus esfuerzos (Mintzberg).

La estructura de una organización es el medio formal a través del cual se coordinan las actividades de su fuerza de trabajo para lograr sus objetivos.

Una organización debería poder ser ajustada periódicamente para mantenerse competitiva y eficiente frente a los estímulos del mercado. Por ejemplo, la cantidad de niveles en una organización es inversamente proporcional a su capacidad de respuesta; se esperaría que ante estímulos del mercado sea capaz de volverse más plana, y tener más posibilidades de dar una respuesta rápida; los bancos en Venezuela hoy en día son un ejemplo de organizaciones que necesitan aplanarse (además de hacerse más livianas y flexibles).

Un propósito de la revisión permanente es asegurar la fluidez de la comunicación entre las decisiones y los que tienen que ejecutarlas. Hay que tener en cuenta que, por ejemplo, el 78% del tiempo de los altos gerentes se aplica en comunicación verbal; y 90% de esas comunicaciones son no planificadas.

Para el diseño de una organización deben considerarse los siguientes factores:

• Tamaño. Capacidad, cantidad de gente, productos y recursos. La diferenciación de una empresa a otra aumenta con el tamaño. Adquiere más elementos propios. Así como las cargas administrativas tienden a disminuir en forma relativa al tamaño. Con el tamaño también tiende a desconcentrarse el poder. Aspectos tales como flexibilidad, delegación y orientación a resultados están relacionados con el tamaño de la empresa.
• Orientación a tareas. Relación entre el requerimiento de la tarea y el tipo de organización asociada. Cada tipo de tarea está asociada a un tipo de organización. Actividades altamente rígidas y formalizadas versus uso de criterio e informalidad. Alta centralización o descentralización de las decisiones. Por ejemplo, el proceso de pago de cheques en un banco versus los procesos creativos de una agencia de publicidad.
• Tipo de producción. Continua versus discreta. Las máquinas hacen todo y la gente supervisa, versus la gente hace todo. Entre estos dos extremos se mueve el diseño organizacional. La discreta puede cambiar si se trata de producción masiva o producción individual o de lotes pequeños. Los niveles de supervisión y participación cambiarán según el caso.
• Manejo de las excepciones. Si son pocas o si ocurre frecuentemente. Si son corregibles con poco nivel de análisis o si cada caso debe ser revisado. Esto conducirá a diferentes niveles de centralización/descentralización de las decisiones, a estandarización o manejo caso a caso de los procedimientos y a variar los niveles de coordinación y control.
• Ambiente o contexto. Capacidad de adaptación a las circunstancias en ambientes de incertidumbre/certeza. Capacidad de actuar simultáneamente en mercados diferenciados con igual efectividad. Capacidad para integrarse en la cadena proveedor-comunidad-gobierno-cliente según los patrones de cada industria. Impacto de los entornos cambiantes. Manejo del poder y de las dependencias mutuas asimétricas. Poder que tienen las organizaciones para influir sobre la forma que tomarán otras organizaciones. Figura del stakeholder.
• Institucionalización. Facilidad que tienen unas organizaciones para copiar/imitar a otras que muestran éxito en ambientes inciertos. Impacto de los difusores de pensamiento para influir sobre la forma que tomarán las organizaciones; consultores gerenciales, escuelas de negocio, movilidad de personal entre empresas de un mismo ramo.

Todos los factores mencionados utilizados en la combinación apropiada, dan como resultado una organización distintiva, capaz de generar diferencias competitivas. Consiste en balancear en la organización elementos de tamaño, tecnología y capacidad de respuesta a estímulos del entorno. Siempre teniendo en cuenta los principios de:

• División del trabajo
• Unidad de mando
• Autoridad y responsabilidad
• Ámbito de control
• Factores de contingencia

Los tipos básicos de organización son:

• Funcional. Crea perspectivas muy limitadas y es difícil de coordinar. Reduce la duplicación de actividades. Diluye responsabilidades
• Divisional. Facilita mercados diferenciados y asigna responsabilidades con facilidad. Dificultad para asignar soportes funcionales
• Matricial. Crea sensaciones de duplicidad de mando. Optimiza el uso de recursos. Refuerza la excelencia técnica y balancea objetivos conflictivos. Maneja prácticas gerenciales no tradicionales
• Por procesos. Clarifica responsables y da flexibilidad de desempeño y transformación. Dificultad para asignar soportes funcionales
• Paralela. Redes funcionales, comités, grupos de tarea o de proyectos. Sirven para compensar deficiencias de la organización formal o principal.

En toda organización hay un componente formal, visible, referencial y dibujable y otro que es informal, invisible, real e imposible de dibujar. La relación entre ellos es la equivalente a la parte visible de un iceberg (20%) y la parte sumergida (80%) que no se ve, pero que está allí. Los porcentajes mencionados adquieren importancia al momento de predecir el comportamiento de una organización ante determinado estímulo; si no se toman en cuenta ambos, el riesgo es alto. Esto se llama saber “leer” la organización.

En la formal o visible debe encontrarse:

• Definición de cargos
• Departamentalizacion
• Ambitos de control y niveles jerárquicos
• Misión y objetivos
• Políticas y prácticas operativas y de personal
• Medidas de eficiencia y efectividad (indicadores)

En la informal o difícil de ver o percibir:

• Poder emergente y patrones de influencia
• Perspectivas personales y competencia individual
• Patrones de interacción personal y de grupos
• Sentimientos grupales y normas
• Percepción de confianza, apertura y propensión al riesgo
• Percepciones de cada rol individual y valores
• Satisfacción con las medidas de desempeño
• Relaciones afectivas entre jefes y subordinados
• Sentimientos, emociones, necesidades y deseos

Las organizaciones y sus componentes, se mueven permanentemente entre tres dimensiones, el caos, la estabilidad y el alto desempeño. Distintas áreas de una organización están moviéndose contantemente entre estas tres dimensiones.

Ante impactos del ambiente, una organización entra en caos, genera los mecanismos de compensación hasta alcanzar estabilidad, y apoyándose en ella, se mueve hacia el alto desempeño, hasta que otro estimulo la separe de su situación presente.

Si muchas áreas de una empresa entran en caos simultáneamente, la reacción es estratégica y posiblemente anticipable. Si ningún área de la empresa entra en caos, el riesgo consiste en no está asimilando el impacto del entorno y puede morir (por inmovilidad). El caos bueno es el que dispara proyectos de mejora; el caos malo es el que inmoviliza y puede matar.

Alto desempeño se caracteriza por la claridad de la misión y el sentido de cuerpo alrededor de ella; por una estructura de valores sólida y distintiva, respeto por la gente y sistemas que soportan la misión y los valores.

Estabilidad es cuando hay claridad de dirección y objetivos, manejo consistente de las prioridades, políticas y procedimientos bien definidos y manejo adecuado del nivel gerencial.

Caos ocurre cuando no hay una dirección clara y los objetivos a corto plazo entran en crisis, cambio frecuente de prioridades; cambio del “nosotros’ por el “ellos” y la consecuente asignación de culpas y falta de compromiso.

Tradicionalmente, las organizaciones se orientaron a hacer bien su trabajo, reforzándose el concepto de eficiencia que fue mandatorio en el diseño de nuestras organizaciones públicas y privadas. Con la educación creciente de los consumidores y los clientes y la evolución y sofisticación de los mercados, comenzó a tener valor el producto o servicio que una empresa o institución entregaba, así como su calidad, precio y oportunidad, dando pié al concepto de eficacia.

Eficacia y eficiencia. La especialización, la tecnología, y la escala de operación contribuyen con ambas. La combinación de las dos es crítica para la supervivencia y el éxito de una organización; hay que balancearlas de forma tal de no sacrificar una por la otra. No obstante, después de tantos años orientados a la eficiencia, creo que debería privilegiarse a la eficacia.

En esta etapa de cambio que vive el país toda empresa o institución pública o privada debe estar en un proceso de revisión permanente de su organización. Esto significa asegurarse de que sus recursos están distribuidos y ubicados en el mejor sitio, de la mejor manera y con el perfil adecuado para enfrentarse a un ambiente cambiante o por lo menos inestable.

Los conceptos de organización que comparto en esta página son solo un paseo superficial y limitado sobre temas que tratados en abstracto pueden no parecer relevantes, pero que cuando se aplican a cada empresa, a cada caso en particular, muestran aspectos desconocidos sobre las potencialidades positivas y negativas de una organización.

Propongo que cada empresa o institución revise la forma en que está organizada, de forma tal de confirmar su situación actual o identificar trabajos (mayores o menores) de reconstitución de su capacidad para continuar enfrentando el entorno. En ello les va la vida.

Tendencias mundiales

Las empresas tienden cada vez más a ser:

• Globalizadas. Oficinas de compras/ventas en diferentes partes del mundo. Multiplicidad de mercados que entender/atender. Saturación de mercados y búsqueda de espacio.
• Capaces de manejar la creciente diversidad. Heterogéneos en raza, sexualidad, cultura e individualidad. Diferentes estilos, vestimentas, apariencia física, presentación.
• Flexibles. La gente, los procesos y las organizaciones deben adaptarse a responder a un entorno cambiante. Menos reglas y procedimientos formales. Mayor autonomía e iniciativa.
• Planas. Menos niveles de gerencia. Decisiones en los niveles operativos. Necesidad de tiempos de respuesta más altos y toma de decisiones sobre la marcha.
• Interconectadas (networked). Formación de equipos interdisciplinarios e interfunción o departamento. Descentralización. Nuevas tecnologías de información tales como cliente/servidor, groupware, computación distribuida.
• Capaces de satisfacer necesidades. Orientadas a clientes, por procesos modulares intercambiables y con dinámicas de inteligencia de mercado que anticipen necesidades.

Noticias destacadas

• Transparencia Venezuela: Dinero robado en casos de corrupción alcanza para pagar la deuda externa del país. En 149 casos de corrupción documentados por la organización se han desfalcado al menos, 64 millardos de dólares.
• Monitoreamos: Cabello aseguró que PJ ofrece devolver Citgo al régimen a cambio de que Capriles sea habilitado (no me extrañaría… pero es que ellos, PJ, no tienen el poder de “devolver” nada…).
• PCV alertó que en Gaceta Oficial se «dio muerte» a la indexación de bonos anunciada.
• JP Morgan contradice a la Fed: la recesión obligará a bajar los tipos (es posible… es un delicado equilibrio que hasta ahora han mantenido… y seguramente terminarán bajando las tasas hasta que se asiente un nuevo equilibrio post pandemia).
• Bukele redobla su ofensiva contra las maras tras el asesinato de un oficial en El Salvador (es lo que la mayoría de la gente quiere que haga… pero… cuando te mal acostumbras a gobernar por excepción, puedes desviarte de la democracia… que, lamentablemente, creo que les pasará a los salvadoreños con Bukele… ojalá me equivoque).
• Zelensky recorre Europa en una gira para reponer el arsenal de Ucrania y ganar apoyo político. Ucrania reivindica avances cerca de Bajmut frente a las tropas rusas. Detenido por corrupción el presidente de la Corte Suprema de Ucrania. Gobernantes del G7 buscan presionar a Rusia y unirse frente a China.

Lo que no fue noticia (y debería serlo)

• Que, la nueva ley de usurpación de cargos y apropiación de activos está dirigida a la oposición en la cabeza de los dirigentes que actuaron durante el interinato, y aquellos que hoy en día piden por sanciones. El tema es que las sanciones las puso (y las pone) Estados Unidos siguiendo sus propias iniciativas y nada tiene que ver con que alguien las pida desde aquí… en fin.
• O que se sigue insistiendo en recuperar la confianza en el voto, cuando la gente, en realidad, perdió la confianza en los dirigentes políticos de los dos lados (que se vayan todos). El trabajo opositor debería estar dirigido a reconectar a los dirigentes y postulantes con sus bases, y no a seguir distrayendo la atención sobre el voto. El voto, como institución, sigue ahí y será usado (como andar en bicicleta) cuando aparezca algún dirigente en el que la gente crea. No se preocupen tanto por la forma y vayan más hacia el fondo de las cosas.
• Ni que estuve en una reunión con politólogos y todo lo que escuché en esas dos horas fueron referencias al pasado, y ninguna hacia el futuro. Hasta el lenguaje y los personajes coloquiales que mencionaban, estaban pasados de moda; por lo que gran parte de la gente no sabía de qué estaban hablando. En fin… ese es nuestro país, perdido en el tiempo y sin sentido de dirección… solo flotando en el limbo y aislados del mundo. Esto no puede seguir así; esto tiene que cambiar.
• Tampoco que estamos en la economía por descubrimiento. Cada semana nos sorprende el monto de la intervención cambiaria, también alguna nueva regla orientada a controlar la liquidez y el gasto, la cuasi desaparición del salario como medio de acumular futuro, alguna contramedida como el desmesurado aumento de la UT, y, en general, adivinando el comportamiento para aplanar la curva de deterioro; la cual sigue aumentando la incertidumbre. Seguimos sin reglas claras, a expensas de la pulseada, basculando entre mercado y plan de la patria… un día gana el uno, y al siguiente el otro… en fin.

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