Al momento de organizar un evento muchos clientes no tienen en cuenta lo que conlleva la preparación del mismo, uno de los aspectos más importantes y menos mencionados son los proveedores, por supuesto, los proveedores juegan un papel de suma importancia y nosotros como planners debemos darle el valor que merecen, ellos pueden convertirse en grandes aliados y ayudarte a lograr el éxito que, como event planner, se tiene propuesto.
La experta en eventos, Paola Rivero, explica que el manejo de los proveedores debe ser siempre muy cauteloso, debes saber cómo escoger y cómo tratar con todo tipo de proveedor en la rama donde te desempeñas, eso determina por completo tu evento, por eso te explico un poco como mantener una excelente relación con los proveedores y lograr cumplir las expectativas de tu cliente, que siempre será tu prioridad.
Asimismo, deja estos tips para tomar en cuenta al momento de seleccionar a los proveedores de una fiesta:
Tener preparado una cartera de proveedores, esto te permite tener una gama de diferentes estilos, servicios y presupuesto variantes.
Estar consciente del presupuesto que manejan tus clientes.
Confíar en tu proveedor, conoce su portafolio, evalúa recomendaciones, verifica sus trabajos anteriores y su trayectoria.
Conocer el estilo del evento a preparar y en base a eso buscar el proveedor que necesitas.
Toda la información enviada por los proveedores debe estar tabulada en un comparativo que se mantenga actualizado.
Verificar contrato, establecer normas y todo lo que este incluye.
Pautar las reuniones necesarias, las reuniones personales afianzan la relación entre empresa y proveedor, de esa manera tendrás solución a problemas que quizás aún no se presentan.
Las cotizaciones de los proveedores siempre deben permanecer confidenciales.
Siempre debes cumplir con el contrato firmado con el proveedor, de esa manera mantienes una excelente relación laboral, donde ambos se convierten en prioridad.
Preséntale de manera organizadora y con anticipación el cronograma de actividades del evento, donde sea específicado todo el desarrollo del mismo.
«Si el proveedor te ve como un aliado estratégico podría darte mejores condiciones de pago, mejores precios, ofrecerte productos o servicios que puedan servirte en futuros eventos, un consejo relevante que te doy, si tienes un único proveedor, por ningún motivo debes incurrir en la práctica de pagarle tarde, mal o nunca, recuerda que los socios valiosos debes saber conservarlos», acotó la event planner.
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